מי מנהל את מי?

הטענה הנפוצה בעולם
העולם העמוס שאנו חיים בו, שואב אותנו לתוכו פעמים רבות באלפי הסחות דעת מהדברים החשובים לנו. כשאנו מוצאים את עצמנו לפתע הרחק מהמטלות הגדולות בתכנון האסטרטגי, אנחנו מתלוננים הלוך וחזור בפליאה מרובה :" לאן נעלם הזמן? אני לא מספיק לבצע חצי מהמטלות שתכננתי".
קרה כבר שתהיתם ביניכם לבין עצמכם מי מנהל את מי – אתם את הזמן או להיפך?

מכון כושר למיומנות
יעילות אישית ועסקית היא מיומנות נרכשת. בדיוק כפי שניתן לבנות שריר באימון כושר, אפשר לשפר את היכולות שלנו להיות יעילים ומדויקים ממה שאנחנו כעת.
המתכון לשיפור המיומנות מורכב מהתמדה, רכישת כלים הפשוטים ליישום וסיגול דפוסי התנהגות רלוונטיים.

ארגז כלים, ולעבודה..
סביבת העבודה משפיעה ישירות על יעילותנו.
להלן מספר הצעות לסדר היום- בעבודה:
· רצוי מאוד להקפיד על סביבת עבודה נקייה ומסודרת. תחביבים אדמיניסטרטיביים כגון איסוף ערמות ניירת למשך זמן ארוך פוגעים ביעילות, גם אם נהנים מזה באופן מעט מוזר.. חשוב למיין ולנקות ניירת מיותרת בפרקי זמן קבועים.
· שיטת תיוק פשוטה ומובנת לכולם ולכול הניירת היא היעילה ביותר: מסמכים במחשב, דואר אלקטרוני וכדומה.
· וודאו שאתם עובדים עם ציוד חדיש, מהיר ויעיל ושרת דואר אלקטרוני חזק ואמין.
· עזרים לניהול זמן כגון: יומן משרדי, תוכנות יומן ודואר, מחשבי כף יד, סלולר ופתקים יכולים להיות לעזר רב בארגון אפקטיבי. מצאו את הכלים שעובדים הכי טוב עבורכם בניהול זמן, כתובות, מטלות ותקשורת יעילה עם העולם.

" זה הטבע שלי" (אמר העקרב לצפרדע)
ההתנהלות היום יומית שלנו בנויה מהרגלים. חלקם משרתים אותנו נאמנה וחלקם לא.
בחינת ההרגלים עשויה לסייע לכם להיפרד מאלה שאינם משרתים אתכם ולאמץ הרגלים יעילים. לדוגמא:
· פתיחת וסיום היום בהתמקדות על המטרות החשובות.
· תגובה לטלפונים ודואר אלקטרוני על-פי רמות דחיפות וחשיבות.
· אסרטיביות בניהול שיחות וסיומם.
· קיום פגישות במקומות המאפשרים לכם שליטה על הזמן.

כמו כן, יש לשים לב להרגלים הבאים:
· לאחר שינה טובה הריכוז גבוה יותר. זמן שינה אידיאלי הוא 8 שעות. המינימאלי הוא 6 שעות.
· לכל אדם שעות בהן תפקודו אופטימלי. בין אם אתם אנשי בוקר או לילה, כוונו את עצמכם לעשייה בשעות אלה.
· אכילה מועטה יחסית כל שעתיים משמרת ערנות ויעילה יותר מארוחה כבדה במיוחד.
· פעילות גופנית מעלה את הריכוז ומעוררת, רק כדי להזכיר...

 

היבט אסטרטגי
האופן בו אנו מנהלים את זמננו הוא שיקוף של האופן בו אנחנו חושבים.
כאשר ברור לנו ברמה האישית והעסקית מהו החזון, מהן המטרות ומהם היעדים אזי אנו ממוקדים.
כאשר אנו ממוקדים, היעילות עולה וההישגים לא מאחרים להגיע.
דוגמא מהשטח:
במהלך יעוץ עבור חברה המספקת שרותי תמיכה לרשתות מחשבים, התברר כי החברה נהנית מהכנסות לא מבוטלות ממכירת ציוד. היות שהגדרתה המקורית של החברה הייתה כספקית שירות היה צורך לחדד את הגדרת העיסוק: ספקית שרות או ציוד.
ניתוח ריווחיות העלה כי הרווח הגדול יותר מתקבל ממתן שרות.
היות ומכירת הציוד הסתכמה במספר מצומצם של דגמים, הפתרון היצירתי היה הקמת אתר אינטרנט למכירת הציוד.
המשמעות האסטרטגית הייתה אדירה: העובדים השקיעו יותר מזמנם במתן שרות ופחות במכירת ציוד.
ניהול הזמן שלהם הפך להיות יעיל בהרבה עבור החברה.

סוף מעשה.. במחשבה תחילה!
במשך היום אנו מבצעים פעולות מגוונות. רובן, למעשה, נעשה באופן הרגלי וללא מחשבה תחילה.
כך קורה שחלק גדול מזמננו נמצא מחוץ לשליטתנו ואנו מוצאים עצמנו מפיקים אך מעט מיכולותינו האמיתיות.
אז תחליטו אתם- מי ינהל את מי? הזמן אתכם או אתם את המציאות?

כתב :תומר הנדל